Internes Kontrollsystem
Der Progress Monitor von HITGuard unterstützt vor allem im Bereich der Risikobehandlung und Risikoüberwachung: Er gewährleistet, dass die Maßnahmen zur Risikobehandlung workflowgestützt und systematisch abgearbeitet und dokumentiert werden. Ebenso sorgt er dafür, dass die Umsetzung der Maßnahmen regelmäßig überwacht wird. Über Kontrollen stellt der Progress Monitor die Nachhaltigkeit von Maßnahmen langfristig sicher und erfüllt damit die Anforderungen, die ein internes Kontrollsystem stellt.
Workflowgestützte Umsetzung von Maßnahmen und Kontrollen
Der Progress Monitor stellt workflowgestützt die Umsetzung von Maßnahmen und die Kontrolle ihrer Nachhaltigkeit im Rahmen des Risikocontrolling sicher. Er zeigt an, welche Maßnahmen geplant beziehungsweise in Umsetzung sind und welche bereits in der Vergangenheit umgesetzt wurden. Dies kann zu Risiken in Beziehung gesetzt werden.
Der Progress Monitor unterstützt die Verantwortlichen im Risikocontrolling dabei, den Fortschritt bei der Umsetzung von Maßnahmen zu erheben und dies nachvollziehbar zu dokumentieren und mit Dokumenten zu belegen. Dadurch können die Verantwortlichen zum einen die Risikobehandlung konsequent nachverfolgen. Zum anderen können sie sehr einfach ihrer Berichtspflicht z.B. für ein internes Kontrollsystem nachkommen.
Über regelmäßige Kontrollen und die Abnahme der Kontrollen durch Prüfer steuert das System die Risikoüberwachung. Die Durchführungsintervalle für die Kontrollen sowie die Notwendigkeit von Abnahmen durch Prüfer lassen sich flexibel festsetzen. Weiter lässt sich einstellen, dass Vorgesetzte informiert werden, falls Kontrollhandlungen nicht umgesetzt werden.
Durch diesen kontinuierlichen Prozess von Planung, Umsetzung von Maßnahmen, Maßnahmennachverfolgung und Kontrolle von Folgemaßnahmen entwickelt sich das Managementsystem permanent weiter. Der Reifegrad steigt. Die Risikosteuerung erfolgt effizient.
Umfassende Dokumentation
Der Progress Monitor liefert sämtliche Dokumentation und Berichte für ihr Compliance Management. Dabei lassen sich beispielsweise Kennzahlen über mehrere Analysezeiträume vergleichen und Entwicklungstrends erkennen. Die Historie und die Fortschritte des Managementsystems in Bezug auf Risikomanagement werden transparent und nachvollziehbar für das Riskmonitoring.
Die Dokumentation durch HITGuard hält den Anforderungen für eine Zertifizierung oder ein Audit stand. Einen besonderen Vorteil bietet dabei die Möglichkeit, die ergriffenen Maßnahmen und Kontrollen auch mit Standards und Normen in Beziehung zu setzen und für Zertifizierungen auszuwerten.
Kooperation und Teamwork
Alle Mitarbeiter im Managementsystem sind gemeinsam an der Planung, Umsetzung und Kontrolle der Maßnahmen beteiligt, unabhängig von ihrer Position. Im Unternehmen entsteht dadurch ein lebendiger, nachhaltiger Risikomanagementprozess, der jeden Einzelnen in die Verantwortung nimmt.
Schematische Darstellung der Nachverfolgung von Maßnahmen