Rechts- und Compliance-Verstöße: Probleme eines jeden Unternehmens

Ein Post-it am Monitor mit Passwort, ein teurer Wein vom Geschäftspartner, ein Lehrling, der schon in der ersten Woche eine schwere Maschine bedienen muss oder auch soziale Ungerechtigkeiten im Kollegenkreis. Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder Compliance-Vorgaben sind vielfältig und werden den Management- oder Unternehmensverantwortlichen nur in den seltensten Fällen zur Kenntnis gebracht.

Was nützen die besten Compliance-Richtlinien, wenn ein Verstoß dagegen unentdeckt bleibt? Die Gründe für dieses Verhalten sind genauso vielfältig, wie die Arten von Verstößen an sich. Allen voran steht oft die Angst der Mitarbeiter vor Konsequenzen, getreu dem Motto „Shooting the Messenger“. Sie informieren daher Verantwortliche oft lieber nicht.

Um diesem Umstand entgegenzuwirken und den Unternehmen neue Möglichkeiten, diese Verhältnisse zu verbessern, in die Hand zu geben, ist die EU mit einer einheitlichen Regelung erneut tätig geworden.

Hinweisgebersystem

Mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 – zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – allgemein als Whistleblower Richtlinie oder Hinweisgeber Richtlinie bekannt – stellt der Gesetzgeber neue Forderungen an Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl.

Forderung der Richtlinie

Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 50 haben ein System zu implementieren, welches es Mitarbeitern ermöglicht, in anonymer Form Hinweise zu Vorfällen an den Arbeitgeber zu übermitteln. Dass Mitarbeiter hier anonym in den Dialog mit dem Arbeitgeber treten können, ist die wichtigste Forderung der Richtlinie und steht in deren Mittelpunkt.

Benefits und Synergien im einheitlichen Managementtool HITGuard

Wir unterstützen Sie, als betroffenes Unternehmen, bei der strukturierten Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Meldungen, der Einhaltung von Fristen und einer workflowbasierten Abarbeitung. Beziehen Sie Wissensträger und Aufgabenadressaten bei der richtlinienkonformen Abarbeitung und dokumentierten Erfassung dieser Tätigkeiten mit ein.

Konfigurieren Sie Ihr Hinweisgebersystem nach Ihren Anforderungen, indem Sie Schwerpunktthemen, wie IS-Vorfall, Datenschutzverletzung, Compliance Verstöße oder auch Belange des Arbeitsschutzes festlegen, die dem Hinweisgeber zur Auswahl gestellt werden können. Die Meldung kann dann entsprechend schnell von den richtigen Verantwortlichen bearbeitet werden.

Hinweisgebersystem - Hinweis melden

Definieren Sie Fristen, zur rechtzeitigen Behandlung des Vorfalls und legen Sie Verantwortliche und Bearbeiter fest, die sich dem Vorfall annehmen sollen. Um eine Frist nicht zu übersehen, können Sie auch Erinnerungen zu einer Frist definieren, die die Verantwortlichen an die Bearbeitung erinnert.

Damit die Kommunikation nach einer einseitigen Meldung nicht endet, weil sie anonym eingegangen ist, kann der Melder ein anonymes Postfach einrichten. Dadurch können Rückfragen des Bearbeiters geklärt werden, der Melder kann zusätzliche Informationen zur Meldung nachliefern und kann über den Fortschritt der Bearbeitung informiert werden – ohne jemals einen Namen nennen zu müssen.

Hinweisgebersystem - Meldebestätigung

HITGuard unterstützt Sie bei der strukturierten, dokumentierten und fristgerechten Abarbeitung von eingehenden Meldungen, ohne dabei ablaufende Fristen zu übersehen. Mit HITGuard und dem Hinweisgebersystem erlauben Sie es Ihren Mitarbeitern, Compliance Verstöße aufzudecken, auf die Sie dann rasch reagieren können, sodass eventuelle Schäden oder Strafen vermieden werden können.

Planen Sie ein Hinweisgebersystem entsprechend der Whistleblower Richtlinie einzuführen,
dann nutzen Sie unser integriertes Fallmanagement.

Jetzt unverbindlich Demo anfordern

Erfahren Sie, was die GRC Software HITGuard für Sie leisten kann

Erfahren Sie mehr über andere Module von HITGuard!

Wo sich HITGuard unter anderem bereits bewährt

PORR AG

Bauwirtschaft
ca. 20.000 Mitarbeiter

Wirtschaftsprüfer
ca. 700 Mitarbeiter

VAMED-VMS

Gesundheitswesen
ca. 18.000 Mitarbeiter

IT-Security Solutions
ca. 100 Mitarbeiter

Softwarehaus
ca. 400 Mitarbeiter

Eventmanagement
ca. 500 Mitarbeiter

Burgenländische Krankenanstalten-Gesellschaft m.b.H. (KRAGES)

Krankenhausträger
ca. 1.600 Mitarbeiter

computer betting company gmbh

Sportwetten
.

Gesundheitsdienstleister
.

Ist Ihre Branche nicht dabei? Sie benötigen mehr Informationen? Gerne stellen wir Ihnen individuelle Referenzbeispiele zusammen – kontaktieren Sie uns.