Rechts- und Compliance-Verstöße, Probleme eines jeden Unternehmens

Ein Post-it am Monitor mit Passwort, ein teurer Wein vom Geschäftspartner, ein Lehrling, der schon in der ersten Woche eine schwere Maschine bedienen muss oder auch soziale Ungerechtigkeiten im Kollegenkreis. Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder Compliance-Vorgaben sind vielfältig und werden den Management- oder Unternehmensverantwortlichen in seltensten Fällen zur Kenntnis gebracht.

Was nützen die besten Compliance-Richtlinien, wenn ein Verstoß dagegen unentdeckt bleibt. Die Gründe dafür sind genauso vielfältig, wie die Arten von Verstößen an sich. Allen voran steht oft die Angst der Mitarbeiter vor Konsequenzen, getreu dem Motto „Shooting the Messenger“. Diese informieren daher Verantwortliche oft nicht.

Um diesem Umstand entgegenzuwirken und den Unternehmen ein an die Hand zu geben, ist die EU mit einer einheitlichen Regelung erneut tätig geworden.

Hinweisgebersystem

Mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 – zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – allgemein als Whistleblower Richtlinie oder Hinweisgeber Richtlinie bekannt – stellt der Gesetzgeber neue Forderungen an Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl.

Forderung der Richtlinie

Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 50 haben ein System zu implementieren, welches ermöglicht, dass Mitarbeiter in anonymer Form Hinweise zu Vorfällen an den Arbeitgeber übermitteln können. Die Forderung, dass es möglich sein muss, dies in anonymer Form zu ermöglichen, spielt dabei eine besonders hohe Rolle in der Richtlinie und bieten dem Melder die Möglichkeit auch anonym in einen Dialog mit dem Arbeitgeber zu treten.

Benefits und Synergien im einheitlichen Managementtool HITGuard

Wir unterstützen Sie, als betroffenes Unternehmen, bei der strukturierten Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Meldungen, der Einhaltung von Fristen und einer workflowbasierten Abarbeitung. Beziehen Sie Wissensträger und Aufgabenadressaten bei der richtlinienkonformen Abarbeitung und dokumentierten Erfassung dieser Tätigkeiten mit ein.

Konfigurieren Sie Ihr Hinweisgebersystem nach Ihren Anforderungen. Legen Sie Schwerpunktthemen, wie IS-Vorfall, Datenschutzverletzung, Compliance-Verstöße oder auch Belange des Arbeitsschutzes fest, die dem Hinweisgeber zur Auswahl stehen können. Die Meldung kann dann entsprechend der schnell von den richtigen Verantwortlichen bearbeitet werden.

Definieren Sie Fristen, zur rechtzeitigen Behandlung des Vorfalls und legen Sie Verantwortliche und Bearbeiter fest, die sich dem Vorfall annehmen sollen. Um eine Frist nicht zu übersehen, können Sie auch Erinnerungen zu einer Frist definieren, die den Verantwortlichen an die Bearbeitung erinnert.

Da der Melder den Hinweis nicht nur anonym abgeben kann, sondern auch die Möglichkeit hat ein anonymes Postfach einzurichten, besteht die Möglichkeit, mit dem Melder kommunizieren zu können und somit weitere wichtige Informationen rückzufragen und einzuholen.

HITGuard unterstützt Sie bei der strukturierten, dokumentierten und fristgerechten Abarbeitung von eingehenden Meldungen, ohne dabei ablaufende Fristen zu übersehen. Mit HITGuard und dem Hinweisgebersystem decken Sie, dank Ihrer Mitarbeiter, Compliance-Verstöße auf und können kurzfristig darauf reagieren.

Planen Sie ein Fallmanagement entsprechend der Whistleblower Richtlinie einzuführen,
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Wo sich HITGuard unter anderem bereits bewährt

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ca. 20.000 Mitarbeiter
Wirtschaftsprüfer
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VAMED-VMS
Gesundheitswesen
ca. 18.000 Mitarbeiter
IT-Security Solutions
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Softwarehaus
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