Gestión de auditorías
Una auditoría sirve para revisar procesos y sistemas con el fin de determinar su eficacia, eficiencia y cumplimiento de las normas y estándares ISO. Para ello, las auditorías internas y externas deben planificarse y prepararse cuidadosamente. Una auditoría exitosa requiere de documentación comprensible y confiable, la cual constituye la base para analizar los resultados. HITGuard lo apoya con:
- Planificación y administración de los nombramientos y programas de auditoría interna y externa y de sus participantes.
- Realización de encuestas con cuestionarios de prueba basados en las bases de datos de conocimientos de HITGuard.
- Preparación de planes e informes de auditoría, incluidas las opciones para archivar los resultados de las auditorías de los informadores externos.
- Análisis de los resultados de la auditoría mediante KPI y otras evaluaciones
- Gestión comprensible de las tareas a partir de los resultados de las pruebas
- Apoya la reevaluación de las pruebas
Hemos sido reconocidos por Mercados Digitales Gartner como ganador del premio "Best of" 2023 a los productos mejor valorados en la categoría "Gestión de auditorías".
Los distintivos "Mejor facilidad de uso" y"Mejor funcionalidad y características" se basan en opiniones verificadas de usuarios en los sitios web de Gartner y reconocen los productos de software que ofrecen la mejor facilidad de uso y funcionalidad en su categoría respectiva.
Planificación de auditorías y programas de auditoría
Planificar auditorías en diferentes lugares, con diferentes auditores internos y externos dentro de los ciclos de revisión plurianuales. Agrupe las auditorías temática o cronológicamente en programas de auditoría para mantener una mejor visión general. HITGuard lo apoya con estas funciones:
- Gestionar auditores externos e internos, grupos de auditoría y puntos focales de auditoría, así como diferentes tipos de auditoría (auditorías de clientes y proveedores, de conformidad o de productos, etc.).
- Comience su planificación a grandes rasgos y pase gradualmente a una planificación detallada de sus fechas en el calendario de auditoría
- A la hora de planificar, utilice las funciones para identificar las auditorías necesarias o las auditorías preparatorias para auditorías externas.
- Mantenga el estado de sus auditorías y programas de auditoría desde el borrador hasta su finalización para vigilar el cumplimiento de su calendario
- Registrar los puntos focales en los que debe hacerse especial hincapié en una auditoría o en un programa de auditoría.
- Anuncie sus auditorías con un plan de auditoría exportable que incluye un orden del día y los temas de auditoría previstos.
Preparación de las fechas de auditoría
Cuantas más citas y auditorías diferentes se programan a lo largo de un año, más difícil resulta hacer un seguimiento de todo. HITGuard le ofrece un calendario optimizado que puede configurar según sus necesidades, ayudándole a planificar y gestionar todas las citas:
- Vea los detalles más importantes y el estado actual de ejecución de una auditoría de un vistazo en el calendario
- Determinar qué personas responsables son necesarias para las entrevistas o si enviarán interlocutores adicionales para las entrevistas.
- Prepare las citas de auditoría con listas de preguntas que puede tomar de las bases de datos de conocimientos de HITGuard para temas específicos.
- Anuncie sus auditorías con un informe de plan de auditoría
- Utilice las opciones de exportación de citas para enviar las invitaciones preparadas a todos los participantes o envíe los cuestionarios directamente como autoevaluaciones.
Rendimiento de las auditorías
HITGuard le ofrece la posibilidad de utilizar catálogos de preguntas estandarizados para que no pierda de vista lo esencial durante una auditoría y pueda crear fácilmente una transcripción fiable. Incluso puede utilizar el formulario generado a partir de éste para realizar encuestas a distancia:
- Cree sus propios catálogos de preguntas, que se gestionan mediante un sistema de gestión de versiones. Esto le permite saber cuándo ha discutido qué preguntas con quién en función de qué lista de preguntas.
- Utilice el catálogo de preguntas sobre diversas normas que ponemos a su disposición en forma de suscripciones.
- Puede clasificar las respuestas de auditoría como desviaciones, notas o recomendaciones utilizando tipos de hallazgos. Se pueden cargar pruebas.
- La base de datos de conocimientos le proporciona plantillas de tareas que se utilizan para gestionar la desviación y pueden seguirse mediante flujos de trabajo.
- Un informe de auditoría con una amplia gama de opciones de configuración no deja nada que desear en cuanto al tipo y alcance de los informes.
Informes y cifras clave
La documentación completa y la comunicación de los resultados a las partes interesadas es importante para el éxito de la gestión de auditorías. HITGuard ofrece cifras clave significativas y la opción de generar informes claros para una amplia gama de requisitos. Estos informes incluyen no sólo las auditorías en sí, sino también el trabajo de seguimiento asociado.
- Generación de registros e informes controlados por documentos y a prueba de auditorías
- Utilice la amplia gama de opciones de elaboración de informes que le ayudarán a personalizar sus informes para grupos destinatarios específicos.
- Utilice módulos de texto y soporte de correo electrónico para enviar los distintos informes antes y después de las auditorías
- Supervise el estado de desarrollo y los resultados de sus auditorías con KPI en paneles configurables
- Generar cifras clave significativas, como una evaluación de los tiempos de auditoría para la dirección, los organismos de supervisión y las autoridades.
Tratamiento de auditoría
En las auditorías se reconoce la necesidad de adoptar medidas de diversa índole. Las medidas derivadas deben ser procesadas y su eficacia comprobada mediante controles recurrentes. HITGuard permite a los responsables del sistema de gestión llevar esto a cabo con el soporte del flujo de trabajo:
- Adopte estas medidas durante la revisión en colaboración con los interlocutores entrevistados o durante el seguimiento de la auditoría
- Obtenga una visión general de su evolución hacia el estado objetivo mediante informes de progreso basados en flujos de trabajo.
- Encontrar el momento ideal para las reauditorías/reevaluaciones en función del estado actual de la aplicación.
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