Infracciones legales y de cumplimiento: Problemas para todas las empresas
Un Post-it en un monitor con una contraseña, un vino caro de un socio, un aprendiz que tiene que manejar una máquina pesada en su primera semana o injusticias sociales entre compañeros. Las infracciones de la normativa legal o de los requisitos de cumplimiento son múltiples y sólo en contadas ocasiones se ponen en conocimiento de la dirección o de los responsables de la empresa.
¿De qué sirven las mejores directrices de cumplimiento si no se detecta una infracción? Las razones de este comportamiento son tan variadas como los propios tipos de infracciones. En primer lugar, los empleados suelen tener miedo de las consecuencias, fieles al lema "Disparar al mensajero". Por ello, a menudo prefieren no informar a los responsables.
Para contrarrestar esta situación y ofrecer a las empresas nuevas oportunidades de mejorar estas condiciones, la UE ha vuelto a actuar con un reglamento normalizado.
Sistema de denuncia de irregularidades
Con la Directiva (UE) 2019/1937 -sobre la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión, comúnmente conocida como Directiva de denuncia de irregularidades-, el legislador plantea nuevas exigencias a las empresas a partir de un determinado número de empleados.
Requisito de la Directiva
Las empresas con 50 o más empleados deben implantar un sistema que permita a los trabajadores comunicar incidentes al empresario de forma anónima. El hecho de que los empleados puedan entablar un diálogo con el empresario de forma anónima es el requisito más importante de la directiva y constituye su núcleo.
Ventajas y sinergias de la herramienta de gestión estandarizada HITGuard
Le apoyamos, como empresa afectada, en el registro estructurado y la tramitación de las notificaciones entrantes, el cumplimiento de los plazos y la tramitación basada en el flujo de trabajo. Implique a los portadores de conocimientos y a los destinatarios de las tareas en la tramitación conforme a las directrices y el registro documentado de estas actividades.
Configure su sistema de denuncia de irregularidades según sus necesidades definiendo temas clave, como incidentes de SI, infracciones de protección de datos, violaciones de la normativa o incluso problemas de salud y seguridad en el trabajo, que pueden ser seleccionados por el denunciante. El informe puede ser procesado rápidamente por la persona responsable adecuada.
Defina plazos para tramitar el incidente a tiempo y especifique quién es el responsable y quién debe tramitarlo. Para asegurarse de que no se pasa por alto un plazo, también puede definir recordatorios de plazo que recuerden a los responsables la tramitación.
Para que la comunicación no termine tras un informe unilateral por haberlo recibido de forma anónima, el denunciante puede crear un buzón anónimo. Esto permite aclarar las dudas del tramitador, el denunciante puede aportar información adicional sobre el informe y puede ser informado sobre el progreso de la tramitación, sin tener que dar nunca su nombre.
HITGuard le ayuda en el procesamiento estructurado, documentado y puntual de los informes entrantes sin pasar por alto los plazos de vencimiento. Con HITGuard y el sistema de denuncia de irregularidades, permitirá a sus empleados descubrir infracciones de la normativa, a las que podrá responder rápidamente para evitar daños o sanciones.
Si tiene previsto introducir un sistema de denuncia de irregularidades de conformidad con la Directiva sobre denuncias de irregularidades,
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