Welser Profile und HITGuard - eine Success Story
Wachstum des internen Kontrollsystems
Über Welser Profile
Welser Profile ist ein Pionier in der Entwicklung von rollgeformten Spezialprofilen und Baugruppen aus Stahl, Edelstahl und Nichteisenmetallen. Bis heute hat das internationale Familienunternehmen mehr als 24.500 Querschnitte produziert, die in praktisch allen Branchen zum Einsatz kommen: von der Bauindustrie, über die Haus- und Industrietechnik oder die Umwelttechnik bis zur Automobilindustrie. Alle Profile werden exakt nach Anforderung des Kunden gefertigt und veredelt. Potenzielle Weiterbearbeitungsschritte sind etwa das Stanzen, Schneiden oder Verbinden von Stahlprofilen. Oft ist das Expertenteam von Welser Profile schon in der Planung und Projektierung mit dabei, um mit der breit gefächerten Erfahrung in allen Projektphasen zu unterstützen und einen möglichst effizienten Prozess sicherzustellen. Es ist eine spannende und dynamische Arbeitsumgebung, in der Menschen ständig nach innovativen Lösungen suchen.
„Welser Profile erfüllt zwar seit Jahren die Anforderungen an ein funktionierendes IKS. Wir erwarten jedoch durch neue gesetzliche Vorgaben, wie z.B. EKSG, weitere Anforderungen. Dafür möchten wir rechtzeitig entsprechend aufrüsten und einen Mehrwert schaffen.“, so Anna De Rose, die im Governance, Risk & Compliance Management für den Technologieführer tätig ist.
Der Use Case: Wachstum des internen Kontrollsystems
Als mittelständisches Familienunternehmen mit 360-jährigem Bestehen und 2.400 Mitarbeitern hat Welser Profile nach einem Software-Tool gesucht, um sein IKS zu dokumentieren. Dadurch wollte man die Prozesse optimieren und im nächsten Schritt den Risikomanagementprozess workflowgestützt abbilden. Den Start hat der Bereich Group Finance gemacht und alle Risiken und Kontrollen erfasst und bewertet. Danach folgte der komplette HR-Bereich. Aktuell arbeitet man die Risiken und Kontrollen im Bereich Supply Chain aus. In den nächsten Monaten wird Welser Profile das Risikomanagement-Modul ausweiten und die strategischen und operativen Risiken weiterer Geschäftsbereiche aufnehmen.
Warum HITGuard?
„Die spürbare Kundenfreundlichkeit und Serviceorientierung hat wesentlich zu unserer Entscheidung für HITGuard beigetragen. Das hat sich in der weiteren Zusammenarbeit bestätigt und führte zu einer hervorragenden Beziehung zwischen Welser Profile und TogetherSecure.“, fasst Frau De Rose die entscheidenden Punkte für die Toolauswahl zusammen.
Die Arbeit mit dem Tool
Welser Profile nutzt aktuell für das IKS, um die Prozessrisiken zu dokumentieren und entsprechende Kontrollen zu etablieren. Die Ergebnisse werden quartalsweise berichtet. Den Usern stehen im Tool jederzeit tagesaktuelle Dashboards mit informativen Kennzahlen zur Verfügung.
Frau De Rose berichtet außerdem: „Als Lead of Governance, Risk und Compliance verwende ich HITGuard seit 2023 zur laufenden Bearbeitung meiner erfassten Risiken und Kontrollen, die ich unterschiedlichen Geschäftsbereichen zur Durchführung zugewiesen habe. HITGuard hat sich dabei als ein äußerst intuitives und leistbares GRC-Werkzeug erwiesen.“
Die nahtlose Integration unterschiedlicher Managementsysteme ermöglicht ein umfassendes GRC-Management. Besonders hilfreich sind für Welser Profile die frei konfigurierbare Risikoanalyse und -bewertung sowie die Risikomatrix. Die Workflowunterstützung unterstützt dabei, die Risikobewertung mit den Risikoeignern gemeinsam aktuell zu halten und das Risikoverständnis im Unternehmen zu verankern und auszubauen.
Aktuell werden 118 Kontrollen im System geführt, die von zehn Organisationseinheiten bearbeitet werden. Die jeweiligen Kontrollverantwortlichen empfinden die systemische Aufbereitung für die User als sehr selbsterklärend und einfach.
Die Risikomatrix, als Bestandteil des Dashboards im IKS, ist ein beliebtes Instrument zur Visualisierung bei allen Professionals, die bei Welser Profile mit HITGuard arbeiten. Die Matrix liefert einen Überblick über das Verhältnis von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe und zeigt gleichzeitig die Anzahl der Risiken pro Feld.
Highlights
Für Frau De Rose ist offenkundig, dass die gute Kundenbetreuung von Anfang an einen wesentlichen Beitrag zum Gelingen des Pilot-Projektes in Group Finance leistete: „Die gute Vorbereitung und Begleitung während der IKS-Tool-Einführung hat uns Sicherheit gegeben und wir konnten den zeitlichen Rahmen der Projektumsetzung sehr gut einhalten.
Der Kundensupport von HITGuard ist herausragend und reagiert flexibel auf Anregungen und Wünsche. Die Produktweiterentwicklung orientiert sich stark an den Bedürfnissen der Kunden und den Anforderungen des Marktes. Wir sind, wie viele andere Unternehmen, von den komplexen ESG-Anforderungen an die Berichterstattung betroffen und warten schon gespannt auf die geplanten Möglichkeiten zur Abbildung und Integration dieser Chancen und Risiken in HITGuard.“
Empfehlung
HITGuard ist laut Frau De Rose eine klare Empfehlung für Unternehmen, die ihre GRC-Abteilung effektiv aufbauen und weiterentwickeln möchten. „Wer einen guten Kundenservice und innovative Lösungen sucht, ist bei HITGuard bestens aufgehoben. Die Tool-Bedienung ist sehr einfach und bietet eine hervorragende User Experience.“
| Eckdaten | |
|---|---|
| Unternehmen | Welser Profile |
| Branche | Metallverarbeitung |
| Hauptsitz | Ybbsitz, AT |
| Mitarbeiterzahl | 2400 |
| HITGuard Module und Add-ons im Einsatz |
Basismodule Risikomanagement, Maßnahmen und Kontrollen |
| Managementsysteme | 2 |
| aktive User | 20 |