Auditmanagement
Ein Audit dient der Prüfung von Prozessen und Systemen, um deren Effektivität, Effizienz und die Einhaltung von Standards und ISO-Normen zu erheben. Interne und externe Audits müssen dafür geplant und sorgfältig vorbereitet werden. Ein erfolgreiches Audit bedarf einer nachvollziehbaren und belastbaren Dokumentation, die die Basis für die Auswertung der Ergebnisse darstellt. HITGuard unterstützt Sie bei:
- Planung und Verwaltung von internen als auch externen Auditterminen und -Programmen sowie deren Teilnehmern
- Durchführung von Befragungen mit Prüffragenkatalogen auf Basis der HITGuard Wissensdatenbanken
- Erstellung von Auditplänen und -berichten inkl. der Möglichkeiten zur Ablage von Prüfungsergebnissen externer Berichterstatter
- Analyse der Auditergebnisse anhand von KPIs und anderen Auswertungen
- Nachvollziehbare Behandlung der Aufgaben aus Prüfergebnissen
- Unterstützt Neubewertung von Prüfungen
Wir wurden von Gartner Digital Markets als „Best of“-Preisträger 2023 für die am besten bewerteten Produkte in der Kategorie „Auditmanagement“ ausgezeichnet!
Die „Best ease of use“ und „Best functionality & features“-Plaketten basieren auf verifizierten Nutzerbewertungen auf Gartners Websites und zeichnen die Softwareprodukte aus, die die beste Benutzerfreundlichkeit & Funktionalität in ihrer jeweiligen Kategorie bieten.
Audits und Auditprogramme planen
Planen Sie Audits an verschiedenen Standorten, mit unterschiedlichen internen und externen Auditoren innerhalb der mehrjährigen Überprüfungszyklen. Gruppieren Sie die Audits thematisch oder zeitlich zu Auditprogrammen, um einen besseren Überblick zu bewahren. HITGuard unterstützt Sie dabei mit diesen Funktionen:
- Verwalten Sie externe und interne Auditoren, Auditcluster und Auditschwerpunkte sowie unterschiedliche Auditarten und -typen (Kunden- und Lieferanten-, Compliance- oder Produktaudits etc.)
- Beginnen Sie Ihre Planung im Groben und gehen Sie schrittweise zu einer Feinplanung ihrer Termine im Auditkalender über
- Nutzen Sie bei der Planung die Funktionalitäten zur Identifikation notwendiger Re-Auditierungen bzw. Vorbereitungsaudits für externe Audits
- Pflegen Sie den Status Ihrer Audits und Auditprogramme vom Entwurf bis zur Erledigung, um die Erfüllung Ihres Zeitplans im Auge zu behalten
- Halten Sie die Schwerpunkte fest, auf die in einem Audit oder Auditprogramm besonders Wert gelegt werden soll.
- Kündigen Sie Ihre Audits mit einem exportierbaren Auditplan inklusive Agenda und den geplanten Überprüfungsthemenen an.
Vorbereitung der Audittermine
Je mehr verschiedene Termine und Audits im Laufe eines Jahres angesetzt werden, desto schwerer wird es, den Überblick zu behalten. HITGuard bietet einen optimierten Kalender, den Sie nach Ihren Anforderungen konfigurieren können und der Sie damit bei der Planung und Abwicklung aller Termine unterstützt:
- Entnehmen Sie dem Kalender auf einen Blick die wichtigsten Details und den aktuellen Umsetzungsstatus eines Audits
- Legen Sie fest welche Verantwortlichen für die Interviews benötigt werden bzw. ob diese weitere Interviewpartner entsenden
- Bereiten Sie die Audittermine mit Fragenlisten vor, die sie themenspezifisch aus den HITGuard Wissensdatenbanken entnehmen können
- Kündigen Sie Ihre Audits mit einem Auditplanbericht an
- Nutzen Sie die Terminexportmöglichkeiten, um Ihre vorbereiteten Termineinladungen an alle Beteiligten zu versenden oder senden Sie die Fragebögen gleich als Self-Assessments aus
Auditdurchführung
Um bei einem Audit nicht den Blick auf das Wesentliche zu verlieren und komfortabel eine belastbare Mitschrift erstellen zu können, bietet Ihnen HITGuard die Möglichkeit standardisierte Fragenkataloge zu verwenden. Das daraus generierte Formular können Sie sogar für remote Befragungen verwenden:
- Erstellen Sie Ihre eigenen Fragenkataloge, die über eine Versionsverwaltung gelenkt werden. So können Sie nachvollziehen zu welchem Zeitpunkt Sie mit wem welche Fragen aufgrund welcher Fragenliste besprochen haben.
- Verwenden Sie Fragenkatalog zu unterschiedlichen Standards die wir Ihnen als Abonnements zur Verfügung stellen.
- Die Auditantworten können Sie mittels Feststellungsarten als Abweichungen, Hinweise oder Empfehlungen klassifizieren. Evidenzen können hochgeladen werden.
- Die Wissensdatenbank bietet Ihnen Aufgabenvorlagen, die für die Behandlung der Abweichung dienen und mittels Workflows nachverfolgt werden können.
- Ein Auditbericht mit einer Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten lässt keine Wünsche hinsichtlich Art und Umfang der Berichtslegung offen.
Berichte und Kennzahlen
Für ein erfolgreiches Auditmanagement ist eine vollständige Dokumentation und die Kommunikation der Ergebnisse an die relevanten Stakeholder von Wichtigkeit. HITGuard bietet aussagekräftige Kennzahlen und die Möglichkeit übersichtliche Berichte für verschiedenste Anforderungen zu generieren. Diese Berichte umfassen nicht nur die Audits selbst, sondern auch die dazugehörigen Nacharbeiten.
- Erzeugen Sie dokumentengelenkte und revisionssichere Protokolle und Berichte
- Nutzen Sie die Vielzahl an Berichtsoptionen, die Ihnen dabei hilft das Reporting zielgruppenspezifisch zu gestalten
- Verwenden Sie Textbausteine und E-Mail-Unterstützung zum Versand der diversen Berichte vor und nach den Audits
- Überwachen Sie Entwicklungsstatus und Ergebnisse Ihrer Audits mit KPIs in konfigurierbaren Dashboards
- Erzeugen Sie aussagekräftige Kennzahlen wie eine Auswertung der Auditzeiten für das Management sowie überwachende Stellen und Behörden
Auditbehandlung
Im Zuge von Audits wird Handlungsbedarf unterschiedlicher Natur erkannt. Die abgeleiteten Maßnahmen sollen abgearbeitet und deren Wirksamkeit anhand wiederkehrender Kontrollen überprüft werden. HITGuard erlaubt es Managementsystemverantwortlichen dies workflowgestützt durchzuführen:
- Setzen Sie diese Schritte schon während der Überprüfung in Zusammenarbeit mit den Interviewpartnern oder bei der Auditnachbearbeitung
- Erhalten Sie durch workflowgestützte Fortschrittsmeldungen einen Überblick bezüglich Ihrer Entwicklung in Richtung Soll-Zustand
- Finden Sie den idealen Zeitpunkt für Re-Audits/Neubewertungen anhand der aktuellen Umsetzungsstatus
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