Dokumenten Management
In HITGuard können Sie sowohl Dokumente als auch Links auf andere Datenquellen verwalten. Dabei strukturieren Sie die Ablage nach Ihrem Bedarf und versehen die Einträge mit Metadaten, wie Mappings auf Standards und Normen und dem Dokumentenverantwortlichen. Über wiederkehrende Kontrollläufe können Sie die nachvollziehbare Revisionierung der Dokumente sicherstellen.
Zentrale Ablage
Egal ob Sie die erstellten Dokumente oder Links auf relevante Dokumente in HITGuard ablegen: Sie erzeugen damit einen zentralen Ablageort für Ihre Dokumentation. Und dafür können Sie weitere Vorteile nutzen:
- Frei gestaltbare Ablagestruktur
- Beschlagwortung von Dokumenten
- Gesammelter Download selektierter Dokumente
Metainformationen zu Dokumenten
Jedes abgelegte Dokument sowie jeder gespeicherte Link kann mit Metainformationen angereichert werden. Sie können die Dokumente auf Norm-Kaptitel mappen und Dokumenteneigner hinterlegen. Folgende Vorteile ergeben sich daraus:
- Schnelles Auffinden gemappter Dokumente bei ISO-Audits
- Auflistung der gemappten Dokumente im Statement of Applicability
- Zentrales Verzeichnis an Data Owner über Ihre verwalteten Dokumente
Revisionshistorie
- Aktualisierung der Dokumentenversionen via Drag & Drop
- Versionierung der Dokumente mit Kommentaren
- Historisches Log für Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Wiederkehrende Kontrollläufe zum Dokumenten Review
Hatten Sie schon einmal die Herausforderung, einem Prüfer belegen zu können, dass Dokumente tatsächlich geprüft wurden, wenn kein Eintrag in der Dokumentenhistorie zu finden ist, weil das Dokument nicht überarbeitet werden musste? Dieses Thema können wir einfach für Sie lösen:
- Genehmigungs- und Freigabeworkflows mit nachvollziehbarer Dokumentation zu Prüfungsläufen
- Geplantes automatisch wiederkehrendes Auslösen dieser Workflows
- Mögliches 4 Augenprinzip bei wichtigen Freigaben
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